Conditions Générales d’Utilisation d’Intrahealth
Version consolidée – Mis à jour mai 2023
Introduction
Ces conditions : Ces conditions générales d’utilisation (conditions), et tout autre accord ou conditions spécifiques que vous acceptez avec nous, décrivent notre relation et exposent la base sur laquelle nous vous fournissons nos services (services). Nous pouvons apporter des modifications à ces conditions de temps à autre et vous informerons de tout changement important avant de les appliquer. En vous abonnant à nos services et en continuant à les utiliser, vous acceptez de respecter ces conditions (y compris toutes les modifications de celles-ci).
Qui est qui : Dans ces conditions, les références à « nous », « notre » ou « nos » désignent Intrahealth Systems Limited et/ou ses sociétés liées et/ou affiliées, et les références à « vous » désignent la personne ou l’organisation qui s’abonne à nos services et les paie.
Quelques mots sur nos services et nos conditions
Services de base : Nous fournissons des solutions logicielles innovantes aux marchés de la santé dans le monde entier. Nos services de base les plus courants comprennent :
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Les systèmes de dossiers de soins de santé électroniques (DMÉ) – un ensemble intégré de gestion administrative et de dossiers de soins de santé électroniques conçu pour être utilisé par les cliniciens et le personnel administratif (par juridiction et par segment de marché : «Profile», «HCC», «Legend», «Fusion» etc.).
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Outils de santé de la population, agrégation de données et analyse clinique.
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Moteur d’intégration.
Modules : Nous offrons également des modules (fonctionnalités) ou des applications «complémentaires» qui s’intègrent dans nos services de base (modules), notamment :
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Case Management – divise le DMÉ en segments, permettant un contrôle et une gestion séparés des types de soins.
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Recherche des contacts – gestion et soins des épidémies.
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Listes d’attente – pour les services en retard.
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Homecare – services supplémentaires pour la prestation de soins en dehors de votre établissement.
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Accession – permet aux patients et à vous-même d’accéder aux éléments autorisés de leur dossier via un navigateur internet.
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Aero – applications multi-plateformes (agnostiques au DMÉ mais intégrées à la plateforme Intrahealth) qui permettent aux patients et à vous-même d’accéder à des ensembles de fonctionnalités et d’informations via un appareil mobile.
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Messagerie de texte SMS – fonctionnalité intégrée de messagerie SMS pour contacter les patients au sujet de leurs rendez-vous, interventions et résultats.
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Virtual Care (y compris Telemedicine) – une solution de télémédecine intégrée.
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Télécopie par Internet – permet l’envoi de télécopies directement depuis le DMÉ vers le destinataire sélectionné.
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eSignature – permet la signature électronique de documents (y compris les ordonnances et les lettres) directement à l’écran à l’aide d’une souris ou d’une tablette de signature Topaz.
Hébergement : Nos services peuvent être hébergés localement par vous (sur votre propre architecture physique), dans un environnement en nuage, ou fournis par nous sous forme de modèle «software as a service» (SAAS). Si nous (ou nos partenaires d’hébergement) hébergeons les services pour vous, les conditions générales qui vous sont applicables peuvent varier en fonction de votre juridiction. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans la section «Hébergement» de ces conditions.
Application de ces conditions : Ces conditions s’appliquent à tous nos services (y compris les nouveaux services), et pas seulement aux services visés dans ces conditions.
Termes des tiers : Certains de nos services (ou certaines parties de ceux-ci) peuvent contenir des éléments fournis par nos partenaires tiers. Vous acceptez de vous conformer à toutes les conditions applicables aux tiers.
Mise en œuvre et assistance : Nous fournissons d’assistance pour vous aider à mettre en œuvre et à utiliser nos services.
Votre droit d’utiliser nos services
Contrat d’abonnement : Lorsque vous vous abonnez à nos services, nous concluons un contrat d’abonnement avec vous. Le contrat d’abonnement précisera :
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les services auxquels vous avez abonné (y compris les modules) ;
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la date de début et de renouvellement de votre période d’abonnement ;
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qui peut utiliser les services (ce qui peut inclure des parties externes, comme autorisé par le service concerné ou explicitement convenu par nous) (utilisateurs autorisés), y compris la méthode de facturation qui s’applique à vous ;
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le(s) prix que vous paierez pour l’utilisation des services ; et
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toutes autres conditions spécifiques qui s’appliquent à vous ou à votre abonnement.
Demande de service/ÉDT : Lorsque vous vous abonnez à un module ou à un service supplémentaire qui n’était pas inclus dans votre contrat d’abonnement, nous vous soumettons une demande de service ou (pour certaines demandes plus importantes) un énoncé des travaux (ÉDT). La demande de service ou ÉDT (selon le cas) précisera :
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le module ou le service supplémentaire auquel vous avez abonné ;
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la portée des travaux et des produits livrables, y compris les travaux qui sont «dans la portée» et ceux qui sont «hors de la portée» ;
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vos et nos personnes de contact respectives ;
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tous les paramètres de configuration spécifiques ;
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quand nous nous efforcerons de mettre le module ou le service supplémentaire à votre disposition ;
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le(s) prix que vous paierez pour le module ou le service supplémentaire ; et
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toutes autres conditions commerciales qui sont applicables au module ou service supplémentaire.
Les modules et services supplémentaires figurant dans une demande de service ou ÉDT sont réputés faire partie de votre abonnement et sont soumis aux ces conditions.
Utilisation non exclusive : Votre utilisation de nos services et celle de vos utilisateurs autorisés n’est pas exclusive. Nos autres clients auront également le droit d’utiliser nos services.
Votre accès aux services : Nous continuerons à vous permettre, ainsi qu’à vos utilisateurs autorisés, d’utiliser nos services aussi longtemps que :
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vous continuez à payer nos services à temps ; et
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vous et vos utilisateurs autorisés continuez à respecter ces conditions et toutes les autres conditions applicables (y compris les conditions des tiers).
Comment vous pouvez utiliser nos services : Vous et vos utilisateurs autorisés devez utiliser nos services uniquement de la manière dont nous avons raisonnablement l’intention qu’ils soient utilisés. Par exemple :
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nos services ne peuvent être accessibles et utilisés que par vous et vos utilisateurs autorisés (y compris les parties externes, comme le permet le service concerné ou comme nous l’avons explicitement accepté) ; et
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vous et vos utilisateurs autorisés ne pouvez utiliser nos services que pour vos propres besoins professionnels, et non d’une manière illégale ou incompatible avec ces conditions ou toutes autres conditions qui sont applicables.
Période d’abonnement : Sauf accord contraire explicite (par exemple, dans le contrat d’abonnement), votre abonnement est valable pour une période initiale de 3 ans (période initiale), puis se renouvelle automatiquement pour des périodes ultérieures d’un an (chacune étant une période de renouvellement). Si vous ne souhaitez pas que votre abonnement soit renouvelé, vous devez nous en informer au moins 90 jours avant la fin de la période initiale ou d’une période de renouvellement. Vous pouvez résilier votre abonnement avant la fin de votre terme, avec un préavis écrit de (90) jours. À la résiliation, vous devrez payer un montant égal aux frais d’abonnement mensuels pour le solde restant du terme, y compris toute période de renouvellement à laquelle vous avez accepté (à titre de dommages-intérêts liquidés et non d’une pénalité).
Vos responsabilités
Général : D’une manière générale, vous êtes responsable de tout ce qui concerne votre abonnement, y compris :
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tout accès et toute utilisation de nos services dans le cadre de votre abonnement (peu importe qui les utilise) ;
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de nous informer de toute augmentation du nombre de personnes qui utilisent les services (au-delà des utilisateurs autorisés) ;
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la manière dont vous et vos utilisateurs autorisés utilisez nos services, y compris vos communications avec les patients ;
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la précision de toutes les données qui sont saisies, téléchargées ou développées par vous et vos utilisateurs autorisés (y compris les données sur la santé des patients), et toute autres informations que vous nous fournissez ;
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nous informer de tout changement de vos coordonnées ou de vos heures d’ouverture normales ;
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le paiement de votre abonnement, y compris les frais rétroactifs ; et
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autrement remplir vos obligations en vertu de ces conditions et de toutes autres conditions qui sont applicables.
Sécurité : Vous devez vous assurer que vous et vos utilisateurs autorisés gardez vos données de connexion à nos services (y compris les mots de passe) confidentielles, et ne les fournissez à aucune autre personne. Vous devez également maintenir un niveau de sécurité élevé sur vos propres systèmes et nous informer immédiatement si vous soupçonnez ou avez connaissance de l’utilisation non autorisée de nos services.
Jugement approprié : Nos services ne doivent être utilisés que par des personnes dûment qualifiées ou formées et ne remplacent pas votre jugement administratif ou clinique ni celui de vos utilisateurs autorisés.
Sauvegarde : Sauf si nous hébergeons votre environnement de production (dans ce cas, voir la section «hébergement» de ces conditions), vous êtes responsable de la maintenance de vos propres sauvegardes.
Perte de données : Vous êtes responsable de la conservation de copies de sauvegarde régulières et précises de toutes les données que vous saisissez, téléchargez ou développez dans le cadre de nos services.
Nos responsabilités
Général : D’une manière générale, nous sommes responsables des services que nous vous fournissons ainsi qu’à vos utilisateurs autorisés, y compris :
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la mise à disposition des services pour vous et vos utilisateurs autorisés ;
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la fourniture de l’assistance en rapport avec les services ;
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le respect de nos obligations en vertu de ces conditions et de toutes autres conditions qui sont applicables.
Modifications, etc. : Nous pouvons publier des mises à jour, des modifications et des mises à niveau de nos services de temps en temps. Nous nous efforcerons de mettre ces mises à jour, modifications et mises à niveau à votre disposition à condition qu’il n’y ait pas de frais impayés dans le cadre de votre abonnement.
Assistance : Nous vous fournirons un système pour enregistrer une demande d’assistance (ticket) par téléphone ou en ligne pendant les heures d’ouverture normales de votre juridiction. Nous assurerons le suivi des tickets, les classerons par ordre de priorité et les résoudrons en fonction de :
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la gravité de l’impact sur les opérations commerciales et la sécurité des patients ; et
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le niveau d’assistance que nous avons contracté (le cas échéant) dans le contrat d’abonnement.
Frais et paiement
Frais : Le contrat d’abonnement et les demandes de service/ÉDT indiqueront le(s) prix applicable(s) à votre abonnement (frais). Nous réexaminerons, et pourrons modifier, les frais chaque année. Toute modification prendra effet le premier jour de la période de renouvellement suivante. Si nous augmentons les frais, nous vous indiquerons le montant de vos nouveaux frais au moins 45 jours avant le renouvellement de votre période d’abonnement.
Méthodes de tarification : Nous utilisons des différentes méthodes de tarification, en fonction de votre situation géographique et de vos circonstances particulières. La méthode de tarification qui s’applique à vous sera précisée dans le contrat d’abonnement, ou toute variation du contrat. Les méthodes de tarification comprennent :
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Clinique médicale : Selon cette méthode de tarification, un taux (taux M.D.) vous sera facturé pour un médecin (M.D.) plus deux membres du personnel de soutien qui assistent ce médecin dans les activités administratives et cliniques limitées nécessaires à la prestation des services du médecin (personnel de soutien). Tout personnel de soutien supplémentaire sera facturé à 30 % du taux M.D. Un médecin à temps partiel qui travaille à moins de 50 % équivalent temps plein (ETP) est facturé à 50 % du taux M.D. et se voit attribuer un membre du personnel de soutien. Le frais minimum pour la clinique est d’un équivalent de médecin.
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Clinique générale : Selon cette méthode de tarification, le taux par utilisateur autorisé est indexé sur le taux M.D. Un médecin à temps partiel qui travaille à moins de 50 % ETP est facturé à 50 % du taux M.D. Les autres fournisseurs de soins de santé, y compris les infirmières praticiennes et les autres professionnels de la santé, sont facturés à 40 % du taux M.D. Le personnel de soutien (qui ne fournit pas de soins) est facturé à 30 % du taux M.D. Le frais minimum pour la clinique est d’un équivalent de médecin.
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Utilisateur simultané ou utilisateur simultané distinct : Selon cette méthode de tarification, un taux de base mensuel est facturé avec les licences d’utilisateurs simultanés vendues par blocs d’utilisateurs convenus. Sauf accord contraire explicite, chaque bloc est destiné à 25 utilisateurs simultanés. Un bloc supplémentaire doit être acheté avant que des utilisateurs supplémentaires ne commencent à utiliser les services. Le frais par bloc diminue à mesure que le nombre d’utilisateurs simultanés augmente, et il sera constant pendant la période d’abonnement concernée, d’une manière qui vous sera décrite au cours du processus de vente.
Quelle que soit la méthode de tarification appliquée, vous devez nous informer immédiatement si le nombre de personnes utilisant nos services dépasse le nombre et le type d’utilisateurs autorisés. Nous ajusterons les frais pour tenir compte des utilisateurs supplémentaires, à compter du début du mois au cours duquel nous autorisons ou prenons connaissance de ces utilisateurs supplémentaires.
Vous ne pouvez pas changer la méthode de tarification de votre abonnement sans notre accord explicite.
Paiement : Nous vous facturerons normalement les frais mensuellement (ou à la suite d’une demande de service/ÉDT). Toutefois, nous pouvons vous facturer plus ou moins fréquemment, à notre discrétion (y compris à la suite d’une demande de service/ÉDT ou pour les frais de services variables tels que la messagerie de texte SMS et la télémédecine). Vous devez vous assurer que les frais nous sont payés à la date d’échéance indiquée sur la facture (sauf pour tout montant réellement contesté). Si vous payez par prélèvement automatique, nous déduirons les frais de votre compte bancaire désigné le 1er jour de chaque mois, et vous devez vous assurer que nous avons vos coordonnées bancaires correctes.
Les impôts : Vous êtes responsable du paiement de toutes les taxes applicables sur les frais qui s’appliquent dans votre juridiction. Nous vous fournirons les factures requises.
Frais de retard :
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Intérêts : Les frais de retard portent intérêt à un taux égal à 5 % au-dessus du taux de découvert habituel de notre banque principale, à compter de la date d’échéance jusqu’à la date de paiement.
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Suspension : Si des frais sont en retard de plus de 30 jours, nous pouvons limiter l’accès de vos utilisateurs autorisés en lecture seule à tout ou partie des services. Votre période d’abonnement continuera, et vous resterez responsable de tous les frais qui s’accumulent pendant la période de lecture seule (en plus de tous les frais et intérêts de retard).
À tout moment, Intrahealth s’efforcera de protéger la sécurité des patients en rendant l’accès aux informations cliniques la dernière composante à être discontinuée.
Hébergement
Application de cette section : Cette section sur l’«hébergement» s’applique si nous (ou nos partenaires d’hébergement) hébergeons nos services pour vous (également appelés SAAS). Dans cette section, on entend par site hébergé un site dont nous détenons et gérons la base de données dans un établissement commun, partagé avec d’autres. Si vous hébergez les services localement sur votre propre infrastructure physique, alors cette section ne s’applique pas (et vous serez responsable du sujet qui y est traité).
Temps de fonctionnement/disponibilité prévus : Nous nous efforcerons de rendre nos services disponibles au moins 97 % du temps pendant la période comprise entre 1 heure avant et 2 heures après vos heures de travail normales. En dehors de ces heures, nos services resteront généralement disponibles, mais nous pouvons effectuer la maintenance de votre système. Si nous effectuons une maintenance, et l’un de vos utilisateurs autorisés est toujours connecté, nous vous enverrons une notification contextuelle dans nos services de base au moins dix minutes avant l’arrêt prévu, en indiquant la durée probable et un numéro de téléphone d’urgence au cas où vous auriez besoin que nous reportions la maintenance. Nous ferons de notre mieux pour réduire au minimum les temps d’arrêt et effectuer la maintenance en dehors des heures de pointe.
Arrêt prévu : Nous pouvons mettre un site hébergé (y compris votre base de données) hors service pour une maintenance prévue :
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une fois par semaine pendant deux heures ;
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une fois par mois pendant quatre heures ;
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deux fois par an pendant 12 heures ; et
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une fois par an pendant 24 heures,
même si cela se produit pendant vos heures de travail normales. Nous nous efforcerons de vous informer de toute interruption prévue avant qu’elle n’ait lieu.
Assistance en cas de panne du site : Nous offrons une assistance par téléphone mobile 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les problèmes de «site en panne» pour les clients hébergés.
Bon citoyen : Bien que votre base de données soit logiquement et strictement séparée de nos autres clients hébergés, elle fonctionne sur un équipement partagé. Cela signifie que vos actions peuvent affecter d’autres utilisateurs et sites. Vous devez en tenir compte et n’entreprendre des activités en arrière-plan de base de données et gourmandes en processeur qu’en dehors de vos heures de travail normales. Nous nous réservons le droit de rétablir les paramètres d’origine de votre système et de mettre fin à tout processus excessif.
Vie privée : Nous nous conformerons à toutes les lois applicables en matière de protection de la vie privée dans votre juridiction, et nous fonctionnerons d’une manière conforme aux normes du secteur en matière de détention des renseignements personnels sur la santé (RPS) identifiables. En tant que votre «gestionnaire d’informations», nous ne divulguerons ni ne déplacerons vos RPS sans votre consentement explicite, sauf dans le cadre de la prestation des services convenus. Vous convenez que vous êtes responsable d’informer vos patients ou clients que Intrahealth est le gestionnaire de l’information, selon les besoins. Vous convenez que vous êtes responsable d’obtenir tous les consentements et les accusés de réception nécessaires à cette fin. À la fin de l’abonnement, nous travaillerons avec vous pour transférer ou disposer de manière sécurisée toutes les informations de santé personnelles (RPS). À tout moment, vous êtes le «dépositaire des informations», qui prend toutes les décisions à la collecte, utilisation et divulgation des informations. La seule exception est lorsque nous sommes tenus par une ordonnance judiciaire formelle de divulguer des informations aux organismes appropriés.
Sécurité : Nous maintiendrons des protocoles de sécurité conformes aux pratiques de l’industrie afin de protéger contre les dommages accidentels, la destruction, la perte, ou l’altération de toutes les données. L’attaque des centres de données centralisés est un risque, et vous devez être vigilant pour protéger l’accès à votre système avec des mots de passe et des processus de sécurité appropriés. Nous vous informerons de tout incident dont nous avons connaissance et que notre équipe d’assistance a classé comme étant de sévérité 1 (Critique) ou de sévérité 2 (Élevée).
Évaluation des menaces et des risques (EMR) : Nous effectuerons périodiquement des évaluations des menaces et des risques sur le site hébergé ou sur un site de structure similaire. Vous pouvez demander des EMR supplémentaires à vos frais.
Notre politique de sauvegarde : Nous effectuerons des sauvegardes complètes une fois par semaine, et des sauvegardes différentielles (ne sauvegardant que les nouvelles données depuis la dernière sauvegarde complète) toutes les nuits. Sauf accord contraire explicite (par exemple dans l’accord d’abonnement), nous conservons les sauvegardes pendant une période de 30 jours. Après cette période, les sauvegardes seront automatiquement supprimées. Nous ne garantissons pas la disponibilité ou la restauration de données ou de contenu au-delà de cette période de 30 jours.
Taille de la base de données : Le contrat d’abonnement fixera la taille maximale (capacité) de votre base de données. Nous pouvons vous facturer toutes données supplémentaires dépassant la taille convenue de la base de données, qui peut être basée sur la taille prévue sur la période d’abonnement, dont la moyenne est calculée pour le reste de la période d’abonnement.
Plan de reprise d’activité en cas de sinistre (PRA) : Nous disposons d’un plan de reprise d’activité en cas de sinistre, qui définit ce qui se passe si un centre de données entier est détruit (par exemple, en raison d’un tremblement de terre). Notre PRA varie par juridiction, mais il consiste essentiellement à recréer votre environnement et à y restaurer la dernière base de données disponible. Selon la nature de la catastrophe et les impératifs de temps, le site PRA n’offre peut-être pas les mêmes niveaux de performance jusqu’à ce qu’une solution plus définitive puisse être fournie.
Retour à fonctionnement (RAF) : Notre politique de RAF dépend de la nature de la perte de service. Toutefois, si vous subissez une perte de service non programmée, nous nous efforcerons de vous remettre en service.
Bande passante, latence, et connexion : Nous recommandons des latences de <20ms pour de bonne performance, bien que le système fonctionne (quoiqu’avec dégradation de performance) avec des latences plus élevées que cela. La bande passante dont vous avez besoin dépendra de la taille de votre exploitation. Nous ne sommes pas responsables de la dégradation de performance si votre bande passante, ou utilisation de la bande passante entrante du site, est utilisée à d’autres fins (telles que la diffusion de vidéo ou de son en continu). Il vous incombe de donner la priorité à vos données provenant de nos services par rapport à d’autres utilisations.
Performance : En cas de problèmes de performance durables de nos services, nous utiliserons des outils intégrés pour aider à diagnostiquer le problème. Si ces problèmes de performance sont dus à notre faute, nous les corrigerons dès que possible, sans frais. Nous ne sommes pas responsables des problèmes liés à performance qui échappent à notre contrôle raisonnable (par exemple, l’encombrement de l’internet). Si nous pensons raisonnablement que les problèmes de performance sont causés par vous et que vous avez causé des problèmes de performance à nos autres clients, nous pouvons vous facturer toutes les dépenses raisonnables encourues pour diagnostiquer et résoudre ces problèmes de performance.
Changement d’hébergeur : Nous pouvons changer de fournisseur d’hébergement de temps en temps. Nous ne le ferons que si nous avons des motifs raisonnables de croire que le service d’hébergement du nouveau fournisseur sera identique ou meilleur que celui du fournisseur d’hébergement actuel.
Réclamations concernant la disponibilité : Sous réserve de la clause 57 (Limitation de responsabilité), votre seul recours contre nous et notre partenaire d’hébergement concernant la disponibilité du système consiste en (et est limité à) un crédit prorata des coûts d’hébergement pour le mois au cours duquel les problèmes de disponibilité se sont produits. Toutes les réclamations de crédit doivent être accompagnées de preuves pour justifier le problème de disponibilité. En soumettant une réclamation de crédit, vous nous autorisez à accéder à votre base de données à des fins de validation. La décision d’accorder un crédit est à notre seule discrétion.
Contenu de tiers
Nos services peuvent contenir des informations fournies par des tiers ou provenant de tiers, y compris des bases de données des médicaments (contenu de tiers). Tous les contenus de tiers sont fournis «tels quels» et nous ne sommes pas responsables de leur précision, de leur exhaustivité ou de leur adéquation à l’objectif visé. Vous êtes tenu de respecter les conditions et les clauses de non-responsabilité qui s’appliquent à ce contenu de tiers, y compris celles qui sont publiées sur le site web du fournisseur tiers. Le contenu de tiers ne doit être utilisé que de la manière et aux fins pour lesquelles il est destiné à être utilisé. Tous les contenus de tiers doivent rester dans nos services, sauf autorisation contraire. Vous ne devez pas en faire de l’ingénierie inverse pour l’utiliser en dehors de nos services, sauf si vous y êtes expressément autorisé. Si un fournisseur tiers nous fait payer pour votre accès à son contenu de tiers, vous acceptez de payer ces coûts (que nous pouvons vous verser en tant que frais dans le cadre de ces conditions).
Modules spécifiques
Application de cette section : Cette section sur «modules spécifiques» s’applique si vous vous abonnez à un module (soit dans le contrat d’abonnement, soit dans une demande de service/ÉDT).
Générale : Sauf accord explicite contraire, les conditions supplémentaires suivantes s’appliquent à tous les modules :
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Si vous vous abonnez à un module dans une demande de service/ÉDT, nous vous facturerons les frais correspondants à la suite de cette demande de service/ÉDT. Vous devez payer ces frais conformément à ces conditions.
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Nous ne sommes pas responsables des modifications de la configuration des services qui ne sont pas effectuées par nous.
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Nous ne sommes pas responsables de la bonne réception d’un message sortant/lien sortant, ni du fait qu’un message sortant ne sera pas lu par un destinataire non intentionnel.
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Nous ne sommes pas responsables des conséquences cliniques ou de l’authentification des patients.
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L’heure et les paramètres régionaux de votre serveur auront un impact sur l’heure d’envoi des messages.
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Il vous incombe de vous assurer que vous disposez d’une politique concernant le consentement lorsque celui-ci est requis, et d’un processus d’acceptation ou de refus.
Messagerie de texte SMS : Le module de messagerie de texte SMS permet d’envoyer des messages SMS à un patient participant. La fonctionnalité des messages SMS peut être intégrée à de nombreux aspects des services, notamment les rendez-vous, les interventions et les résultats. L’historique des messages sortants et entrants est conservé au sein du service pour examen et action. Si vous vous abonnez à ce service, les conditions supplémentaires suivantes s’appliquent, sauf accord explicite contraire :
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Une version compatible avec une configuration appropriée est requise.
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Vous pouvez optionnellement tenter de traiter les réponses. Étant donné la nature asynchrone de SMS, la configuration fera de son mieux pour tenter d’établir un lien avec le rendez-vous ou tout autre élément déclencheur.
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Il peut y avoir des limitations dues à la nature complexe des rendez-vous de soins de santé – discutez-en avec votre représentant commercial.
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La configuration de votre réseau, le cas échéant, est de votre responsabilité.
Virtual Care (y compris Telemedicine) : Le module Virtual Care permet une consultation de télémédecine totalement intégrée. Que la consultation soit virtuelle ou en personne, le flux de travail de l’organisation de santé reste le même. Si vous vous abonnez à ce service, les conditions supplémentaires suivantes s’appliquent, sauf accord explicite contraire de notre part :
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Une version compatible avec une configuration appropriée est requise.
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Aucune donnée clinique de patient n’est stockée (les documents partagés entre les participants de conférence sont toujours cryptés en AES-256 bits soit lors du téléchargement par le destinataire, soit lors de la clôture du rendez-vous), la session télémédecine est diffusée directement entre les deux vues, non relayée (les réunions de 3 personnes ou plus peuvent être relayées), et aucune donnée client ou autre n’est stockée en dehors de notre contrôle.
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L’envoi d’un lien est nécessaire, donc la transmission par courrier électronique ou SMS est requise.
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La qualité de la session ne peut être garantie en raison du grand nombre de facteurs qui l’influencent.
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La configuration de votre réseau, le cas échéant, est de votre responsabilité.
Télécopie par Internet : Le module Télécopie par Internet permet l’envoi de télécopie directement depuis le service. La fonctionnalité de Télécopie par Internet est intégrée dans de nombreux aspects du service, mais pas tous, notamment les lettres, les ordonnances, les réquisitions, et les formulaires. Si vous vous abonnez à ce service, les conditions supplémentaires suivantes s’appliquent, sauf accord explicite contraire de notre part :
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Une version compatible avec une configuration appropriée est requise.
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L’historique des télécopies sortantes est conservé au sein du service pour examen et action. Les télécopies entrantes continueront à être gérées par le module Processeur de scan.
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Télécopie par Internet n’est pas disponible dans toutes les juridictions.
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La configuration de votre réseau, le cas échéant, est de votre responsabilité.
eSignature : Le module eSignature permet de signer électroniquement des documents à l’écran à l’aide d’une souris ou tablette de signature Topaz. La fonctionnalité eSignature est intégrée dans de nombreux aspects du service, notamment les lettres, les ordonnances, les réquisitions, et les formulaires. Si vous vous abonnez à ce service, les conditions supplémentaires suivantes s’appliquent, sauf accord explicite contraire de notre part :
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Une version compatible avec une configuration appropriée est requise.
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Dispositifs pris en charge pour eSignature : Tablette de signature Topaz (Modèles recommandés : T-S460, T-L(BK)460, T-L(BK)462). Nécessite l’utilisation de l’application Windows Desktop.
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La configuration de votre réseau, le cas échéant, est de votre responsabilité.
Technologies de la parole et du langage : Ces technologies permettent d’entrer des notes cliniques ou de dicter des lettres dans le DMÉ. Si vous vous abonnez à ce service, les conditions supplémentaires suivantes s’appliquent, sauf accord explicite contraire de notre part :
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Les technologies de la parole et du langage étant basées sur Microsoft Cognitive Services, elles sont soumises aux mêmes limitations et capacités que ce service Microsoft.
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Il vous incombe de veiller à ce que les résultats soient exacts.
Votre vie privée et vos données
Vie privée : Nous recueillons des informations sur vous et vos utilisateurs autorisés (y compris des informations personnelles sur ces utilisateurs) lorsque vous vous abonnez à nos services et lorsque vous utilisez nos services. Les types d’informations que nous recueillons et la manière dont nous les utilisons, les partageons et les protégeons sont définis dans notre politique de confidentialité, qui est disponible sur le site intrahealth.com/privacy-policy.
Vos données : Vous et vos utilisateurs autorisés êtes propriétaires de toutes les données qui sont saisies, téléchargées ou développées dans le cadre de nos services au titre de votre abonnement (y compris RPS), et (sous réserve du reste de cette section sur «votre vie privée et vos données») vous nous accordez le droit d’utiliser ces données afin que nous puissions :
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vous fournir les services à vous et vos utilisateurs autorisés ;
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développer et améliorer nos services, et créer de nouveaux services ; et
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créer des données statistiques anonymes, qui seront utilisées pour créer de nouveaux services ou produits et comprendront également des données sur les abonnés ou les utilisateurs.
Renseignements personnels sur la santé (RPS) identifiables : Nous n’aurons pas accès aux RPS, sauf dans des cas extrêmes et uniquement avec votre consentement explicite.
Nous envoyer des données : Si vous nous envoyez des données (y compris des RPS) pour analyse, vous devez les crypter ou supprimer toutes informations confidentielles ou personnelles concernant les patients avant de nous les envoyer. Le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères et nous être envoyé séparément de la base de données elle-même.
Violation des données : Nous vous informerons de toute violation de données dont nous aurons connaissance et qui est liée à votre utilisation de nos services. Nous ne sommes pas responsables des violations de données résultant du fait que vous n’avez pas maintenu une sécurité adéquate de vos systèmes et de vos données.
Responsabilité et indemnité
LIMITATION DE RESPONSABILITÉ : À L’EXCEPTION DE LA RESPONSABILITÉ QUE NOUS NE POUVONS LÉGALEMENT NI LIMITER NI EXCLURE, NOTRE RESPONSABILITÉ ENVERS VOUS DANS LE CADRE OU EN RELATION AVEC VOTRE ABONNEMENT ET VOTRE UTILISATION DE NOS SERVICES EST LIMITÉE COMME SUIT :
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NOUS NE SOMMES PAS RESPONSABLES ENVERS VOUS QUANT AUX DOMMAGES POUR PERTE DE REVENUS, DE BÉNÉFICES, DE BONNE VOLONTÉ, DE RÉPUTATION, DE GAINS, DE CLIENTS, D’ÉCONOMIES ANTICIPÉES, DE DONNÉES, OU DE TOUT AUTRE AVANTAGE FINANCIER OU ÉCONOMIQUE, QUI DÉCOULENT DE VOTRE UTILISATION DES SERVICES OU DE CELLE DE VOS UTILISATEURS AUTORISÉS.
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NOTRE RESPONSABILITÉ EN CAS DE PERTE OU DE CORRUPTION DE VOS DONNÉES SE LIMITE À LA PRISE DE MESURES RAISONNABLES POUR RÉCUPÉRER CES DONNÉES À PARTIR DE NOS SAUVEGARDES DISPONIBLES.
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NOTRE RESPONSABILITÉ GLOBALE, EN TOUTES CIRCONSTANCES, EST LIMITÉE AU TOTAL DES FRAIS QUE VOUS NOUS AVEZ PAYÉS DANS LE CADRE DE VOTRE ABONNEMENT AU COURS DES 12 MOIS PRÉCÉDANT IMMÉDIATEMENT LA DATE DE VOTRE RÉCLAMATION.
INDEMNITÉ : VOUS NOUS INDEMNISEZ DE TOUTES LES PERTES, COÛTS (Y COMPRIS LES FRAIS JURIDIQUES ET DE RECOUVREMENT DE CRÉANCES), DÉPENSES, DEMANDES OU RESPONSABILITÉS QUE NOUS ENCOURONS EN RAISON OU EN RELATION AVEC UNE RÉCLAMATION D’UN TIERS À NOTRE ENCONTRE CONCERNANT VOTRE UTILISATION DU SERVICE (SAUF DANS LA MESURE OÙ LA RÉCLAMATION CONCERNE UN PROBLÈME QUE NOUS AVONS CAUSÉ).
Propriété intellectuelle
Notre propriété intellectuelle (IP) : Nous (ou nos concédants) possédons tous les droits, y compris tous les droits de propriété intellectuelle, sur les services (y compris tous les logiciels et le code source sous-jacent). Vous ne devez rien faire qui puisse interférer avec ces droits. Nous avons obtenu toutes les autorisations, licences et droits requis de la part de tiers pour utiliser certaine propriété intellectuelle et nous avons le plein droit et l’autorité de vous fournir, de commercialiser et de vous accorder une licence pour les services.
Votre propriété intellectuelle : Vous détenez tous les droits, y compris les droits de propriété intellectuelle, sur les données qui sont saisies, téléchargées ou développées dans le cadre de nos services au titre de votre abonnement. Nous ne ferons rien qui puisse interférer avec ces droits.
Confidentialité
Les deux parties doivent prendre des mesures raisonnables pour protéger les informations confidentielles de l’autre partie. Nous pouvons divulguer vos informations confidentielles à une autorité de régulation si nous y sommes légalement tenus.
Litiges
Nous essaierons de résoudre tous les problèmes que vous rencontrez par l’intermédiaire de notre équipe d’assistance et vous demandons de contacter notre équipe d’assistance en premier lieu. Si notre équipe d’assistance ne peut pas résoudre le problème, nous le transmettrons à un cadre supérieur qui tentera de le résoudre avec vous.
Résiliation
Résiliation : En plus de tous autres droits de résiliation prévus dans ces conditions, chaque partie peut résilier votre abonnement si l’autre partie a violé ces conditions (ou toutes autres conditions applicables) et n’a pas remédié à cette violation dans les 30 jours suivant la demande écrite officielle qui lui en a été faite.
Après la résiliation : Si votre abonnement est résilié ou prend fin d’une autre manière, vous devez :
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cesser d’utiliser nos services ;
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supprimer nos services (y compris toutes copies) de vos systèmes et de ceux de vos utilisateurs autorisés ;
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payer toutes les charges qui ont été accumulées jusqu’à la date de résiliation ; et
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en cas de résiliation de notre part pour une violation de votre part, payer tous les frais d’abonnement mensuels pour le solde restant du terme (ce qui représente une estimation raisonnable des dommages-intérêts liquidés, et non une pénalité).
Nous travaillerons avec vous pour transférer les données conformément aux termes de cet accord. Si nous ne recevons aucune instruction de votre part concernant les données à la résiliation de l’abonnement, ou si nos demandes d’instruction restent sans réponse, nous supprimerons définitivement toutes les données après un laps de temps raisonnable. Sauf accord contraire écrit, si vous continuez à utiliser notre logiciel après la résiliation, vous serez facturé pour le coût total d’utilisation du logiciel.
Extraction des données
Extraction des données : À tout moment pendant que votre abonnement est actif, à la résiliation du contrat, ou à la liquidation de la Entreprise, si vous ou un utilisateur autorisé souhaitez extraire vos données d’utilisateur de nos services, nous pouvons le faire (à votre demande et à vos frais) :
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imprimer les données en format PDF ;
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générer les données sous forme de fichiers PDF ;
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générer les données dans notre format portable JFA ;
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générer les données dans un processus d’exportation juridictionnel (si nous pouvons le supporter).
Certaines extractions peuvent être disponibles en tant que fonctionnalité pour l’utilisateur final, et quelque fidélité est perdue chaque fois que les données sont déplacées.
Autres conditions générales
Modifications de ces conditions et des autres conditions applicables : Nous pouvons modifier ces conditions de temps à autre, et toute modification prendra effet à la date que nous aurons indiquée. Nous vous informerons de toutes modifications importantes avant de les appliquer. En continuant à utiliser nos services, vous acceptez de vous conformer aux conditions modifiées.
Priorité : En cas d’incompatibilité entre ces conditions et toutes autres conditions applicables à nos services (y compris le contrat d’abonnement, une demande de service/ÉDT ou des conditions d’un tiers), ces documents seront interprétés dans l’ordre décroissant de priorité suivant (de haute priorité à basse priorité), sauf accord explicite contraire de notre part :
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d’abord, le contrat d’abonnement ;
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deuxièmement, ces conditions ;
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troisièmement, une demande de service/ÉDT ; et
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quatrièmement, les conditions de la tierce partie.
Les lois des consommateurs : Vous acceptez que vous acquériez nos services à des fins commerciales et que les lois des consommateurs de votre juridiction ne s’appliquent pas (dans la mesure où il est légalement possible d’exclure ou de limiter les lois des consommateurs dans votre juridiction). Toutes garanties légales ou garanties qui ne peuvent être légalement limitées ou exclues (y compris en vertu du New Zealand Consumer Guarantees Act 1993) restent applicables.
Événements hors de notre contrôle (force majeure) : Nous (et nos partenaires tiers) ne sommes pas responsables de tout manquement à la fourniture de nos services si nous en sommes empêchés par un événement hors de notre contrôle raisonnable.
Communiquer entre nous : Si ces conditions (ou toutes autres conditions applicables) vous obligent à nous dire ou à nous demander quelque chose (par exemple, vous devez nous donner un préavis), vous devez alors envoyer un courrier électronique à notre adresse électronique comme indiqué dans le contrat d’abonnement. Si nous avons besoin de vous dire ou de vous demander quelque chose, nous enverrons généralement un courrier électronique à votre adresse électronique comme indiqué dans le contrat d’abonnement, mais nous pouvons également publier des notifications et des modifications à ces conditions sur notre site web ou sous formes de fenêtre contextuelle dans nos services de base.
Messages électroniques : Vous et vos utilisateurs autorisés consentez à recevoir des messages électroniques de notre part et de nos partenaires tiers concernant nos services.
Attribution : Votre abonnement vous est personnel. Vous ne devez pas céder votre abonnement, ni aucun de vos droits ou responsabilités en vertu de celui-ci, à une autre personne sans notre consentement écrit (ce consentement ne serait pas refusé de manière déraisonnable).
Notre relation : Notre relation est celle d’un fournisseur (nous) et d’un client (vous). Aucune des parties n’est un partenaire, un agent, un employé ou une coentreprise de l’autre.
Renonciation : Le fait qu’une partie n’exerce pas ou tarde à exercer un droit ou un recours qui lui est ouvert en vertu de ces conditions (ou de toutes autres conditions applicables) ne signifie pas que cette partie a renoncé à ce droit ou à ce recours.
Invalidité : Si une partie quelconque de ces conditions est, ou devient, invalide ou inapplicable, nous ne tiendrons pas compte de cette partie. Toutes les autres parties resteront inchangées et applicables.
Les recours sont cumulatifs : Les droits et recours d’une partie dans ces conditions (et dans toutes autres conditions applicables) sont cumulatifs, et non exhaustifs, de tous les autres droits légaux.
Loi applicable : Sauf accord explicite contraire dans le contrat d’abonnement, ces conditions et votre abonnement sont régis par les lois de la Colombie-Britannique, au Canada, et les parties se soumettent à la juridiction non exclusive des tribunaux de la Colombie-Britannique, au Canada.
Obligations de Intrahealth et des abonnés pour les utilisateurs de DMÉ au Nouveau-Brunswick
PARTIE 1 – RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ
1.1 Protection des renseignements personnels sur la santé
L’abonné accepte de se conformer et de faire en sorte que tous ses employés, sous-traitants et représentants se conforment à la LAPRPS et à toutes les autres lois provinciales et fédérales applicables en matière de protection de la vie privée.
L’Abonné, en tant que conservateur, nomme par la présente Intrahealth comme gestionnaire de l’information dans le but de fournir les Services.
L’Abonné accepte de donner son consentement à Intrahealth pour lui permettre de partager des informations sur son abonnement à la Solution DMÉ avec OntarioMD.
Intrahealth doit protéger les données conformément aux lois et règlements applicables en matière de protection de la vie privée (par exemple, PHIPAA), et doit se conformer aux exigences en matière de dossiers médicaux du Collège des médecins et chirurgiens du Nouveau-Brunswick.
PARTIE 2 – PARTAGE DES DONNÉES PAR INTRAHEALTH
2.1 Définitions additionnelles de la partie 2
Dans la Partie 2 :
«Entente de partage des données» a le sens qui lui est donné à la section 2.2 ;
¬dossier de santé électronique» ou «DSE» : Système d’information détenu, géré et placé sous la garde ou le contrôle du ministère de la Santé, désigné par l’abréviation DSE comme un réseau d’information en vertu du sous-alinéa 37(6)des(iii) de la LAPRPS ;
«solution de DME» : Système informatisé, exploité par Intrahealth, installé dans les cabinets de médecins et connecté à l’infrastructure du système de DSE, qui permet aux prestataires de soins de santé de consulter toutes les données cliniques disponibles au moyen d’un «visualiseur», ainsi que de stocker, d’extraire et de manipuler les informations cliniques par voie électronique ;
«point d’intégration» : Technologie mise en œuvre, maintenue et hébergée par le ministère de la Santé du Nouveau-Brunswick qui permet l’intégration de la solution de DME et du système de DSE ;
«destinaire» : En ce qui concerne les données partagées de la solution de DME, désigne le ministère de la Santé, et en ce qui concerne les données partagées du système de DSE, désigne l’abonné ;
«données partagées du système de DSE» : Éléments de données du système de DSE décrits dans la partie II de l’annexe C qui sont partagés avec les prestataires de soins de santé en vertu de la présente entente ;
«données partagées de la solution de DME» : Éléments de données du système de DME décrits à la partie I de l’annexe C qui sont partagés avec le ministère de la Santé en vertu de la présente entente ;
«RPS partagés» : (i) en ce qui concerne l’abonné en tant que destinataire, les données partagées du système de DSE, et (ii) en ce qui concerne le ministère de la Santé en tant que destinataire, les données partagées de la solution de DME.
2.2 Entente de partage des données
Les parties reconnaissent que, dans le cadre du programme de DME du Nouveau-Brunswick, le ministère de la Santé du Nouveau-Brunswick et la Société médicale du Nouveau-Brunswick ont conclu une entente prévoyant l’échange électronique de certains éléments de données précis entre le système de DSE et la solution de DME (l’«entente de partage des données»). Pour permettre l’échange de données relatives aux patients de l’abonné et la solution de DME, les parties conviennent de se conformer aux exigences de la partie 2, dans la mesure où la loi applicable et les obligations professionnelles de l’abonné le permettent.
2.3 Transfert des données partagées de la solution de DME
L’Abonné reconnaît et accepte que la solution de DME permette le transfert des données partagées de la solution de DME par le point d’intégration vers le système de DSE, comme le prévoit l’entente de partage des données. L’abonné s’abstient d’empêcher ou de perturber le transfert des données partagées comme le permet le fonctionnement du système de DSE et de la solution de DME et il s’assure que les utilisateurs des DME en font autant.
2.4 Transfert des données partagées du système de DSE
Dans la mesure où l’entente de partage des données le permet, Intrahealth fait en sorte que la solution de DME permette le transfert des données partagées du système de DSE par le point d’intégration vers la solution de DME. Intrahealth s’abstient d’empêcher ou de perturber l’accès permis par le fonctionnement du système de DSE et de la solution de DME.
2.5 Respect de la LAPRPS
Les parties reconnaissent et conviennent que :
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la collecte, l’utilisation et la divulgation des données partagées de la solution de DME en vertu de la présente entente sont régies par la LAPRPS et sont effectuées par chaque partie uniquement en conformité avec la LAPRPS et dans la mesure où celle-ci le permet ;
-
la collecte, l’utilisation et la divulgation des données partagées du système de DSE en vertu de la présente entente sont régies par la LAPRPS et sont effectuées par chaque partie uniquement en conformité avec la LAPRPS et la désignation du système de DSE.
2.6 Obligations des destinataires
L’abonné, en tant que destinataire, se conforme aux dispositions du paragraphe 2.6. Intrahealth déclare et garantit à l’abonné que le ministère de la Santé du Nouveau-Brunswick, en tant que destinataire, a accepté, en vertu de l’entente de partage des données, de se conformer à des dispositions essentiellement équivalant aux dispositions du paragraphe 2.6.
-
Le destinataire prend les dispositions nécessaires pour informer immédiatement le chef de la protection des renseignements personnels d’Intrahealth ou la personne responsable en vertu de la LAPRPS si le destinataire a connaissance de la perte ou de l’utilisation non autorisée de RPS partagés et il aide l’autre partie à prendre les mesures qu’il juge nécessaires pour empêcher toute autre utilisation non autorisée.
-
Le destinataire n’utilise pas les RPS partagés à quelque autre fin que ce soit, sauf dans les cas expressément autorisés en vertu de la présente entente et de la désignation du système de DSE.
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Le destinataire se conforme à toutes les exigences juridiques applicables en vigueur à tout moment en ce qui concerne les RPS partagés, y compris la LAPRPS, la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée (Nouveau-Brunswick) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).
-
Le destinataire garantit qu’il se conforme à toutes les exigences juridiques pertinentes en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation des RPS partagés dans le cadre de la présente entente.
-
Le destinataire prend toutes les mesures raisonnables à l’égard des RPS partagés dont il a la garde ou le contrôle pour permettre à toute personne d’exercer ses droits en vertu de la LAPRPS, y compris le droit d’examiner et d’exiger la correction des renseignements personnels sur la santé de la personne qui sont stockés dans le système de DSE ou la solution de DME.
-
En cas de résiliation de la présente entente, toutes les informations fournies au destinataire en vertu de la présente entente sont conservées par le destinataire et continuent d’être soumises aux mêmes restrictions d’utilisation et de divulgation que celles énoncées aux paragraphes 2.5 et 2.6.
2.7 Intégrité des données
Les parties et leurs représentants respectifs prennent toutes les mesures raisonnables pour garantir l’intégrité des données des patients et utilisent les outils et les processus fournis par Intrahealth et le ministère de la Santé du Nouveau-Brunswick pour résoudre les problèmes d’intégrité des données.
2.8 Centres de données
Intrahealth utilise uniquement des centres de données situés au Canada pour stocker et sauvegarder les données contenues dans sa Solution DMÉ. Dans le cas où Intrahealth doit utiliser un centre de données à l’extérieur du Canada, ou si des données sont transférées à l’extérieur du Canada, Intrahealth doit immédiatement en informer l’Abonné.
ANNEXE C – ÉLÉMENTS DES DONNÉES PARTAGÉES
PARTIE A – DONNÉES PARTAGÉES DE LA SOLUTION DE DME
PATIENT
Identificateur du patient
Identificateur unique assigné au client (ex. : numéro d’Assurance-maladie, numéro de dossier)
Type d’identificateur de patient
Code de type d’identificateur de patient/client (ex. : numéro d’Assurance-maladie du N.-B.)
Autorité chargée de l’assignation des IP
Identificateur de l’autorité chargée de l’assignation de l’identificateur de client (ex. : quand on utilise l’Assurance-maladie, le N.-B. est l’autorité chargée de l’assignation)
Date de naissance
Date de naissance du client
Sexe
Code de sexe du client
Code postal/zip
Code postal de la résidence du client
CLINICIEN
Identificateur du clinicien
Identificateur unique assigné au fournisseur (ex. : numéro de licence ou d’enregistrement)
Type d’identificateur de clinicien
Type d’identificateur de fournisseur (ex. : numéro de facturation, CMCNB)
Nom de famille du clinicien
Nom de famille du fournisseur
Prénom du clinicien
Prénom du fournisseur
Rôle
Code de type de rôle du fournisseur (ex. : I.I. pour infirmière immatriculée)
Expertise
Qualifications ou code de spécialité du fournisseur (ex. : chirurgie cardiovasculaire et thoracique)
CLINIQUE
Identificateur de l’emplacement de l’établissement de prestation des services
Code de l’emplacement de l’établissement de prestation des services ou de la clinique
Nom
Nom de l’établissement de prestation des services (ex. : Clinique Gibson)
Code postal
Code postal de l’établissement de prestation des services
PARTIE B – DONNÉES PARTAGÉES DU SYSTÈME DE DSE
Informations contenues dans les dossiers du cabinet
Applications DME/UPUD :
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Registre des clients
-
Index des fournisseurs
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Dossier de santé électronique (DSE)
But de la divulgation :
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Comme il est indiqué sur le document de désignation du système de DSE
Information de facturation
Applications DME/UPUD :
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Demandes de remboursement à l’Assurance-maladie
But de la divulgation :
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Rémunération des médecins
Index principal des patients
Applications DME/UPUD :
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Relevé des informations sur la santé des patients
But de la divulgation :
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Intégration des informations sur les patients et rattachement des informations aux bons patients
Informations d’imagerie de laboratoire et de diagnostic
Applications DME/UPUD :
-
Entrepôt de données du ministère de la Santé
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Entrepôt des valeurs de laboratoire
But de la divulgation :
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Permettre l’accès approprié aux dossiers des patients
Prescription électronique
Applications DME/UPUD :
-
Portail Medigent
But de la divulgation :
-
Préparation des médicaments sur ordonnance